লাইভ কল ট্রান্সফার করার সহজ পদ্ধতি: কিপ্যাড ব্যবহার করেই কাস্টমার সাপোর্ট করুন আরও উন্নত
কাস্টমার সার্ভিসে বা অফিশিয়াল যোগাযোগের ক্ষেত্রে অনেক সময়ই গ্রাহকের কলটি অন্য কোনো বিভাগে বা নির্দিষ্ট কোনো সহকর্মীর কাছে ট্রান্সফার করার প্রয়োজন হয়। এখন থেকে এই কাজটি করা আরও সহজ ও ঝামেলামুক্ত!
লাইভ কথা বলা অবস্থাতেই যেকোনো ইউজার নিজের ফোনের কিপ্যাড ব্যবহার করে খুব সহজেই কল ট্রান্সফার করতে পারবেন। পরিস্থিতি অনুযায়ী আপনি দুইভাবে কল ট্রান্সফার করতে পারেন। নিচে পদ্ধতিগুলো ধাপে ধাপে আলোচনা করা হলো:
১. ব্লাইন্ড ট্রান্সফার (Blind Transfer)
ব্লাইন্ড ট্রান্সফার হলো কল ট্রান্সফার করার সবচেয়ে দ্রুত মাধ্যম। এই পদ্ধতিতে আপনি যাকে কল দিচ্ছেন, তার সাথে আগে কথা বলার প্রয়োজন ছাড়াই সরাসরি কলটি পাঠিয়ে দিতে পারবেন।
কীভাবে করবেন?
গ্রাহকের সাথে লাইভ কথা বলা অবস্থায় আপনার কিপ্যাড থেকে # (হ্যাশ) বোতামটি চাপুন।
এরপর আপনি যার কাছে কলটি ট্রান্সফার করতে চান, তার এক্সটেনশন নম্বরটি ডায়াল করে কয়েক সেকেন্ড অপেক্ষা করুন।
এর ফলে কলটি সরাসরি ঐ এক্সটেনশনে চলে যাবে এবং আপনার লাইনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কেটে যাবে।
২. অ্যাটেন্ডেড ট্রান্সফার (Attended Transfer)
এটি একটি অত্যন্ত প্রফেশনাল পদ্ধতি। এই নিয়মে গ্রাহককে অন্য এক্সটেনশনে দেওয়ার আগে আপনি সেই এক্সটেনশনের ব্যক্তির সাথে কথা বলে কাস্টমারের বিষয়টি আগে থেকেই ব্রিফ করে নিতে পারবেন।
কীভাবে করবেন?
গ্রাহকের সাথে কথা বলা অবস্থায় আপনার কিপ্যাড থেকে 2 (স্টার টু)* চাপুন।
এ সময় অপর প্রান্তের গ্রাহক হোল্ডে চলে যাবেন এবং তিনি একটি হোল্ড মিউজিক শুনতে পাবেন।
এরপর আপনি আপনার কাঙ্ক্ষিত এক্সটেনশন নম্বরটি ডায়াল করুন।
ঐ এক্সটেনশনের সহকর্মী কলটি রিসিভ করলে তাকে আগে জানিয়ে নিন যে, "আপনার কাছে একজন কাস্টমারের কল ট্রান্সফার করছি।"
আপনার কথা শেষ হওয়ার পর আপনি নিজের কলটি কেটে দিলেই, হোল্ডে থাকা কাস্টমার সরাসরি ঐ নতুন এক্সটেনশনের সাথে কানেক্ট হয়ে যাবেন।
টিপস:
যদি গ্রাহকের সমস্যার সমাধান খুব দ্রুত অন্য কাউকে দিয়ে করাতে হয়, তবে ব্লাইন্ড ট্রান্সফার ব্যবহার করুন।
আর যদি গ্রাহকের সমস্যাটি একটু জটিল হয় এবং অন্য এজেন্টকে আগে থেকে কিছু তথ্য দিয়ে রাখার প্রয়োজন হয়, তবে অবশ্যই অ্যাটেন্ডেড ট্রান্সফার ব্যবহার করুন। এতে গ্রাহক অনেক বেশি সন্তুষ্ট হবেন।
সঠিক উপায়ে কল ট্রান্সফার করার মাধ্যমে গ্রাহকদের অপেক্ষার সময় কমানো যায় এবং তাদের সেরা সেবা প্রদান করা সম্ভব হয়।