ePBX.bd-তে Multi-Level IVR এবং Welcome Tone কীভাবে সেটআপ করবেন? | Step-by-Step Guide
একটি প্রফেশনাল কল সেন্টারের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো এর ওয়েলকাম টোন (Welcome Tone) এবং আইভিআর (IVR - Interactive Voice Response) সিস্টেম। যখন কোনো কাস্টমার আপনার কোম্পানিতে কল করেন, তখন "১ চাপলে সেলস, ২ চাপলে সাপোর্ট"—এ ধরনের স্বয়ংক্রিয় মেনু কাস্টমারের অভিজ্ঞতাকে আরও সুন্দর এবং কর্পোরেট করে তোলে।
ePBX.bd-এর ক্লাউড সিস্টেমে কোনো ম্যানুয়াল কোডিং ছাড়াই আপনি খুব সহজে Smart Multi-Level IVR এবং Welcome Tone সেটআপ করতে পারবেন। আজকের এই গাইডে আমরা ধাপে ধাপে পুরো প্রক্রিয়াটি জানবো।
🔥 ePBX স্মার্ট IVR ফিচারের সুবিধা:
✅ কাস্টম ওয়েলকাম অডিও আপলোড করার সুবিধা।
✅ এআই টেক্সট-টু-স্পিচ (Text-to-Speech) দিয়ে মুহূর্তেই ভয়েস তৈরি করার অপশন।
✅ আনলিমিটেড সাব-মেনু বা Multi-level IVR তৈরি করার সুবিধা।
✅ ডিপার্টমেন্ট বা এক্সটেনশন অনুযায়ী সরাসরি কল ট্রান্সফার (Call Routing)।
✅ ছুটির দিন বা অফ-অফিস সময়ের জন্য আলাদা রুল সেট করার সুবিধা।
ধাপ ১: IVR মেনুতে প্রবেশ এবং নতুন আইভিআর তৈরি
প্রথমে আপনার ePBX.bd ড্যাশবোর্ডে লগইন করুন।
📌 আপনার ড্যাশবোর্ডে লগইন করে এখনই IVR সেটআপ করুন: 👉 https://epbx.bd/
ড্যাশবোর্ডের মেনু থেকে "IVR" অপশনে ক্লিক করুন।
নতুন একটি আইভিআর তৈরি করতে "Create" বাটনে ক্লিক করুন।
আপনার বোঝার সুবিধার্থে IVR-এর একটি নাম দিন (যেমন: Welcome Tone, Sales IVR ইত্যাদি)।
এরপর Description বক্সে একটি ছোট বিবরণ লিখতে পারেন।
ধাপ ২: ওয়েলকাম অডিও (Welcome Audio) আপলোড করা
আপনার কাস্টমার কল করলে প্রথমে যে কথাটি শুনতে পাবেন, সেটি এখানে সেট করতে হবে।
Audio File: অপশন থেকে আপনার আগে থেকে রেকর্ড করা ওয়েলকাম অডিও ফাইলটি (যেমন: mp3 বা wav) আপলোড করুন।
আপনার অডিওটি কেমন শোনাচ্ছে তা টেস্ট করার জন্য প্লে বাটনে ক্লিক করে শুনতে পারেন। (যেমন: আসসালামু আলাইকুম, ePBX.bd-এ আপনাকে স্বাগতম। সেলসের জন্য ১ চাপুন...)
ePBX.bd-এ আপনি ৩ ধরনের আইভিআর রুল সেট করতে পারবেন:
Custom Multi-level IVR: কাস্টমার কী-প্যাড চাপলে কল ট্রান্সফার হবে।
Welcome Tone: কল বাজার সাথে সাথে রিং টোনের বদলে শুধু অডিওটি বাজবে এবং সব এক্সটেনশনে কল যাবে।
Broadcast All Extension: অডিওটি শেষ হওয়ার পর কাস্টমারের কলটি রিসিভ হবে এবং এরপর সব এক্সটেনশনে রিং হবে।
আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী যেকোনো একটি ফরম্যাট সিলেক্ট করুন।
ধাপ ৩: Multi-Level রুল সেটআপ (১ চাপুন, ২ চাপুন)
আপনি যদি কাস্টমারদের ডিপার্টমেন্ট অনুযায়ী ভাগ করতে চান, তবে আপনাকে রুল অ্যাড করতে হবে।
Add Rule বাটনে ক্লিক করুন।
Key/Digit: এখানে কাস্টমার কোন বাটনটি চাপবে তা লিখুন (যেমন: 1, 2, 0 ইত্যাদি)।
Action/Destination: কাস্টমার ওই বাটনটি চাপলে কলটি কোথায় যাবে তা সিলেক্ট করুন:
Extension: সরাসরি কোনো নির্দিষ্ট এজেন্টের কাছে (যেমন: 101, 102)।
Another IVR: কলটি অন্য আরেকটি সাব-মেনুতে চলে যাবে (যেমন: প্রাইসিং জানার জন্য আইভিআর)।
External Number: কলটি সরাসরি কোনো মোবাইল নম্বরে ফরোয়ার্ড হয়ে যাবে।
Hangup: কলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে কেটে যাবে।
আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সব রুল সেট করা হয়ে গেলে Save বাটনে ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: ইনবাউন্ড রাউটিং (Inbound Routing) এর সাথে IVR যুক্ত করা
আইভিআর তৈরি হয়ে গেলেও তা কাজ করবে না যতক্ষণ না আপনি সেটিকে আপনার ফোন নাম্বারের (DID) সাথে যুক্ত করছেন।
ড্যাশবোর্ডের মেনু থেকে "Inbound Routing" বা "DID Routes"-এ যান।
Add / Edit অপশনে ক্লিক করে আপনার কোম্পানির মূল আইপি নম্বরটি দিন।
Destination অপশন থেকে "IVR" সিলেক্ট করুন এবং ড্রপডাউন মেনু থেকে আপনার সদ্য তৈরি করা আইভিআরটি (যেমন: Welcome Tone) সিলেক্ট করে দিন।
সবশেষে Save করুন।
এখন অন্য কোনো মোবাইল থেকে আপনার নম্বরে টেস্ট কল করে দেখুন, আপনার সেট করা ওয়েলকাম টোন এবং আইভিআর সুন্দরভাবে কাজ করবে!
(নোট: আপনি চাইলে যেকোনো সময় Inbound Routing থেকে IVR অপশনটি ডিলিট করে দিতে পারেন। সেক্ষেত্রে কল আসলে কোনো অডিও বাজবে না, সরাসরি সব এজেন্টের কাছে কল চলে যাবে।)
🎁 এখনও ePBX ক্লাউড সিস্টেম ব্যবহার শুরু করেননি?
কোনো সার্ভার বা ম্যানুয়াল সেটআপের ঝামেলা ছাড়াই আজই আপনার ব্যবসার জন্য অটোমেটেড কল সেন্টার চালু করুন। কোনো পেমেন্ট বা ক্রেডিট কার্ড ছাড়াই উপভোগ করুন ৭ দিনের সম্পূর্ণ ফ্রি ট্রায়াল!
👉 ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে এখানে ক্লিক করুন: https://epbx.bd/register
ভিডিওটি দেখে আপনার সেটআপ করতে কোনো সমস্যা হলে আমাদের কমেন্ট করে জানান। ePBX-এর নতুন সব ফিচার এবং টিউটোরিয়াল পেতে আমাদের চ্যানেলটি সাবস্ক্রাইব করে সাথেই থাকুন!
📞 যেকোনো টেকনিক্যাল সাপোর্টের জন্য যোগাযোগ করুন:
হেল্পলাইন: 01886944844, 09644744844
WhatsApp: +8801886944844
#IVRSetup #WelcomeTone #ePBX #ePBXbd #CloudPBX #CallCenterSetup #MultiLevelIVR #SmartIVR #AutoAttendant #bangladesh