ePBX.bd ব্যবহার করে নিজের কল সেন্টার বা ক্লাউড পিবিএক্স (Cloud PBX) সেটআপ করার পূর্ণাঙ্গ গাইড

আজকের আধুনিক ব্যবসার যুগে গ্রাহকদের সাথে সার্বক্ষণিক যোগাযোগ রক্ষা করা অত্যন্ত জরুরি। একটি পেশাদার কল সেন্টার বা ক্লাউড পিবিএক্স (Cloud PBX) সিস্টেম আপনার ব্যবসার গ্রহণযোগ্যতা অনেকগুণ বাড়িয়ে দিতে পারে। আজকের এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখবো কীভাবে খুব সহজে ePBX.bd ব্যবহার করে কোনো দামী হার্ডওয়্যার ছাড়াই আপনার নিজের একটি পূর্ণাঙ্গ কল সেন্টার সিস্টেম রেডি করবেন। চলুন শুরু করা যাক।

ধাপ ১: রেজিস্ট্রেশন এবং অ্যাকাউন্ট তৈরি

সিস্টেমটি ব্যবহার করার জন্য প্রথমে আপনাকে একটি অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে।

১. প্রথমে epbx.bd ওয়েবসাইটে যান।

২. হোমপেজে থাকা 'Free Trial' বাটনে ক্লিক করুন।

[চিত্র ১: epbx.bd হোমপেজ এবং Free Trial বাটন] (এখানে ওয়েবসাইটের হোমপেজের একটি স্ক্রিনশট থাকবে যেখানে Free Trial বাটনটি হাইলাইট করা থাকবে)

৩. একটি রেজিস্ট্রেশন ফর্ম আসবে। এখানে আপনার Full Name, Subdomain (আপনার কোম্পানির জন্য পছন্দমতো একটি নাম), Email Address, Mobile Number এবং Country দিন।

৪. আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য একটি শক্তিশালী Password সেট করুন এবং Confirm Password সেকশনে পুনরায় লিখুন। (Referral Code থাকলে দিতে পারেন, না থাকলে সমস্যা নেই)।

৫. সব তথ্য ঠিকঠাক দিয়ে 'Create Account' বাটনে ক্লিক করুন।

৬. আপনার দেওয়া ইমেইল ঠিকানায় একটি OTP (One Time Password) কোড যাবে। ওই কোডটি দিয়ে ভেরিফাই করুন এবং সিস্টেমে লগইন করুন।

ব্যাস! আপনার ক্লাউড PBX সার্ভার এখন রেডি।

ধাপ ২: SIP Trunk যুক্ত করা (আপনার আইপি নম্বর সেটআপ)

কল সেন্টার পুরোপুরি রেডি করার জন্য আপনার একটি আইপি নম্বরের অ্যাক্সেস লাগবে, যাকে টেকনিক্যাল ভাষায় আমরা SIP Trunk বা Gateway বলি। সহজ কথায়, এই নম্বরের মাধ্যমেই আপনার সিস্টেম থেকে অন্য যেকোনো মোবাইল নম্বরে কল যাবে এবং আসবে।

দ্রষ্টব্য: আপনার যদি আগে থেকেই কোনো আইপি নম্বর বা SIP Trunk থাকে, তবে সেটি ব্যবহার করে আপনি ৭ দিন ফ্রি ট্রায়াল উপভোগ করতে পারবেন। আর যাদের নম্বর নেই, তারা কীভাবে আমাদের থেকে ফ্রি নম্বর পাবেন, তা ধাপ ৫-এ জানানো হয়েছে।

কীভাবে SIP Trunk যুক্ত করবেন:

১. ড্যাশবোর্ডের সাইডবার মেনু থেকে 'SIP Trunks / Gateways'-এ ক্লিক করুন।

২. এরপর 'Add Trunk' বাটনে ক্লিক করুন।

৩. একটি ফর্ম আসবে, যেখানে আপনার আইপি প্রোভাইডারের দেওয়া তথ্যগুলো বসাতে হবে:

* Trunk Name: আপনার পছন্দমতো একটি নাম দিন।

* Provider Username / DID: এখানে আপনার আইপি নম্বরটি দিন।

* Provider Password / Secret: আইপি নম্বরের পাসওয়ার্ডটি দিন।

* SIP Server Host / IP: আপনার আইপি প্রোভাইডারের দেওয়া সার্ভার আইপি (Host IP) দিন।

[চিত্র ৫: Add Trunk ফর্ম এবং প্রয়োজনীয় তথ্যাদি পূরণ]

৪. সবশেষে 'Save Trunk Configuration'-এ ক্লিক করুন। আপনার SIP Trunk সফলভাবে যুক্ত হয়ে গেছে।

ধাপ ৩: Extension তৈরি করা

এখন আপনাকে আপনার অপারেটর বা এজেন্টদের জন্য Extension তৈরি করতে হবে। এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি ধাপ। এই Extension তথ্যগুলো (Number এবং Password) দিয়েই ব্যবহারকারীরা মোবাইল, কম্পিউটার বা আইপি ফোনে কানেক্ট করবে।

১. সাইডবার মেনু থেকে 'Extensions'-এ ক্লিক করুন।

২. এরপর 'Add New' বাটনে ক্লিক করুন।

৩. Extension তৈরির ফর্মে নিচের তথ্যগুলো দিন:

* Extension Number: আপনার পছন্দমতো একটি নম্বর দিন (যেমন: ১০১, ১০২ ইত্যাদি)।

* Password: একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড দিন (যেমন: ১৪৭২৫৮৩৬৯)।

[চিত্র ৭: নতুন এক্সটেনশন তৈরির ফর্ম]

দ্রষ্টব্য: আপনার সাবস্ক্রিপশন প্যাকেজ অনুযায়ী আপনি নির্দিষ্ট সংখ্যক Extension তৈরি করতে পারবেন। যতগুলো Extension, ততজন এজেন্ট আপনার একটি আইপি নম্বর ব্যবহার করতে পারবে।

৪. তথ্যগুলো দিয়ে 'Create Extension'-এ ক্লিক করুন। ব্যাস, একটি Extension তৈরি হয়ে গেল। এভাবে আপনার টিমের সবার জন্য বাকি Extension গুলোও তৈরি করে ফেলুন।

পাসওয়ার্ড ম্যানেজমেন্ট: যদি সব Extension-এর পাসওয়ার্ড মনে না থাকে, তবে 'Manage Extensions' পেজে সব Extension সিলেক্ট করে একসাথে সবার ইমেইলে তাদের নম্বর ও পাসওয়ার্ড পাঠিয়ে দিতে পারেন। অথবা 'Export CSV'-তে ক্লিক করে তালিকাটি ডাউনলোড করে সংরক্ষণ করতে পারেন।

ধাপ ৪: eTalk অ্যাপ বা ওয়েব ডায়ালারে কানেক্ট করা

আপনার কল সেন্টার এখন পুরোপুরি রেডি! এখন কল করার পালা।

আপনার এজেন্টরা বিভিন্নভাবে সিস্টেমে কানেক্ট হতে পারে:

১. মোবাইল বা উইন্ডোজ অ্যাপ: মোবাইলে বা উইন্ডোজের (Windows) জন্য আমাদের অফিসিয়াল 'eTalk' অ্যাপ ব্যবহার করে কানেক্ট হতে পারেন। (এছাড়াও যেকোনো থার্ড-পার্টি VoIP অ্যাপও ব্যবহার করা সম্ভব)।

২. eTalk ওয়েব ডায়ালার (সবচেয়ে সহজ উপায়): সবচেয়ে সহজে কল করার জন্য আমাদের ওয়েব ডায়ালার ব্যবহার করতে পারেন। এজন্য কোনো সফটওয়্যার ইন্সটল করার প্রয়োজন নেই।

* ড্যাশবোর্ডের 'Extensions List'-এ যান।

* তৈরি করা Extension-এর নামের সামনে একটি 'Web Icon' দেখতে পাবেন। সেখানে ক্লিক করুন।

* এটি আপনাকে সরাসরি আমাদের ওয়েব ডায়ালারের সাথে কানেক্ট করে দেবে। সেখানে যেকোনো নম্বর লিখে বা কপি-পেস্ট করে 'Call' বাটনে ক্লিক করলেই কল যাবে। অর্থাৎ, আপনার কল সেন্টার এখন অ্যাক্টিভ।

[চিত্র ১০: eTalk ওয়েব ডায়ালারের ইন্টারফেস] (ওয়েব ডায়ালার এবং কল করার দৃশ্য)

ধাপ ৫: ফ্রি আইপি নম্বর নেওয়া (যাদের নম্বর নেই)

এবার আসি তাদের কথায়, যাদের নিজস্ব কোনো আইপি নম্বর নেই। আপনারা কীভাবে আমাদের সিস্টেম থেকে সম্পূর্ণ ফ্রিতে একটি আইপি নম্বর নিবেন? আমাদের এখানে আইপি নম্বরের জন্য কোনো প্রকার টাকা দিতে হয় না, কারণ বিভিন্ন আইপি প্রোভাইডারের সাথে আমাদের কোলাবরেশন করা আছে।

১. ড্যাশবোর্ডের সাইডবার মেনুতে 'Buy New Number'-এ ক্লিক করুন। এখানে অসংখ্য নম্বর দেখতে পাবেন।

২. সেখান থেকে আপনার পছন্দমতো যেকোনো একটি নম্বর সিলেক্ট করে 'Get Number'-এ ক্লিক করুন।

তবে মনে রাখবেন, নম্বরটি চূড়ান্তভাবে নেওয়ার আগে আপনাকে দুটি বিষয় নিশ্চিত করতে হবে:

১. KYC ভেরিফিকেশন সম্পন্ন করা

সারা বাংলাদেশেই আইপি নম্বর নেওয়ার জন্য KYC (Know Your Customer) ভেরিফিকেশন বাধ্যতামূলক।

সাইডবার মেনুতে 'KYC Verification'-এ ক্লিক করুন।

ফর্মটি মনোযোগ দিয়ে ফিলআপ করুন: আপনার নাম, ইমেইল, ব্যবহারকারীর ধরণ (বিজনেস বা ব্যক্তিগত), জাতীয়তা, ঠিকানা, জন্ম তারিখ, বাবা-মায়ের নাম ইত্যাদি।

ইংরেজি অক্ষরে NID নম্বর দিন এবং NID-এর ফ্রন্ট ও ব্যাক পেজের ছবি আপলোড করুন। আপনার নিজের একটি ছবিও আপলোড করতে হবে।

যদি বিজনেস অ্যাকাউন্ট হয়, তবে ট্রেড লাইসেন্স সাবমিট করতে হবে। সাবমিট করার ১ থেকে ২ ঘণ্টার মধ্যে সাধারণত ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হয়ে যায়।

২. ব্যালেন্স টপ-আপ এবং প্যাকেজ অ্যাক্টিভেশন

KYC সাবমিট করার পর আপনাকে একটি প্যাকেজ অ্যাক্টিভ করতে হবে। নম্বর ফ্রি হলেও সার্ভিস সচল রাখার জন্য প্যাকেজ কেনা প্রয়োজন।

টপ-আপ: প্রথমে অ্যাকাউন্টে টাকা লোড করতে হবে। ড্যাশবোর্ডের উপরে থাকা '+' বাটনে ক্লিক করুন অথবা সাইডবার থেকে 'Wallet & Balance'-এ গিয়ে অনলাইন পেমেন্টের (বিকাশ, নগদ ইত্যাদি) মাধ্যমে আপনার ওয়ালেটে টাকা যোগ করে নিন।

প্যাকেজ অ্যাক্টিভ: সাইডবার মেনু থেকে 'My Subscription'-এ যান। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী যেকোনো একটি প্যাকেজ সিলেক্ট করে 'Pay from Wallet & Upgrade'-এ ক্লিক করুন।

চূড়ান্ত ধাপ: KYC ভেরিফিকেশন সম্পন্ন এবং প্যাকেজ অ্যাক্টিভেশন শেষ হলে পুনরায় 'Buy New Number'-এ গিয়ে আপনার পছন্দের নম্বরটি সিলেক্ট করে 'Get Number' এবং এরপর 'Confirm Purchase'-এ ক্লিক করুন।

সব ঠিক থাকলে এটি অ্যাপ্রুভ হয়ে যাবে এবং অটোমেটিক্যালি আপনার ড্যাশবোর্ডের SIP Trunk-এ যুক্ত হয়ে যাবে। (ফি প্রদানের মাধ্যমে নিজের পছন্দমতো নম্বর তৈরি করার সুবিধাও রয়েছে।)

ধাপ ৬: IVR Menu (ওয়েলকাম টিউন) এবং Inbound Routes সেট করা

Extension এবং আইপি নম্বর সেটআপ করার পর, এখন আমরা দেখবো কীভাবে IVR Menu বা Welcome Tune সেট করতে হয়, যাতে কাস্টমার কল দিলে একটি স্বাগতম বার্তা শুনতে পান। সেটআপ করার আগে চলুন এই বিষয়গুলো একটু ভালোভাবে বুঝে নেই।

IVR Menu কী?

বিভিন্ন বড় কোম্পানির কল সেন্টারে কল দিলে যেমন একটি ভয়েস শোনা যায়, "আসসালামু আলাইকুম, আপনাকে স্বাগতম! বাংলায় শুনতে ১ চাপুন অথবা ইংরেজিতে শুনতে ২ চাপুন।" ১ প্রেস করলে হয়তো অন্য একটি মেনু আসে, "আমাদের সার্ভিস সম্পর্কে জানতে ১ চাপুন অথবা কাস্টমার কেয়ার প্রতিনিধির সাথে কথা বলতে ২ চাপুন।" কাস্টমার যখন নির্দিষ্ট কি (Key) প্রেস করে, তখন কলটি ওই বিভাগের জন্য নির্ধারিত Extension-এ চলে যায়। এটি আপনি নিজের মতো করে সাজাতে পারবেন।

Welcome Tune কী?

যখন কোনো কাস্টমার কল করবেন, তখন আপনি যে ভয়েসটি বা মিউজিকটি সেট করে রাখবেন, তারা সেটি শুনতে পাবেন (যেমন কোনো মিউজিক বা স্বাগতম বার্তা) এবং তারপর সব Extension-এ কল বাজবে।

পার্ট ১: IVR তৈরি করা

১. সাইডবার মেনু থেকে 'IVR'-এ ক্লিক করুন।

২. 'IVR Management' পেজে 'Create IVR'-এ ক্লিক করুন।

৩. ফর্মটিতে General Settings, Menu Name, Timeout পূরণ করুন। এরপর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো IVR Ring Strategy:

[চিত্র ১৬: Create IVR ফর্ম এবং General Settings পূরণ] (IVR তৈরির ফর্মের স্ক্রিনশট)

কেস ১: যদি IVR Menu তৈরি করতে চান (১ টিপুন, ২ টিপুন)

'IVR Ring Strategy'-তে 'Broadcast Ring' সিলেক্ট করুন।

নিচে 'Interactive Routes (Key Presses)' সেকশন দেখতে পাবেন। এখান থেকেই আপনি 'Add Route'-এর মাধ্যমে IVR Menu তৈরি করতে পারবেন।

উদাহরণ: 'Key Press'-এ ১ দিলেন (অর্থাৎ কাস্টমার ১ প্রেস করলে কী হবে)। 'Route Action'-এ 'Dial Extension' সিলেক্ট করুন এবং 'Target Endpoint'-এ আপনার তৈরি করা একটি Extension (যেমন: ১০১) সেট করলেন। অর্থাৎ ১ প্রেস করলে ১০১ নম্বরে কল যাবে।

এভাবে আবার 'Add Route' করে 'Key Press'-এ ২ দিলেন এবং 'Route Action'-এ 'Group Extension' সিলেক্ট করে নির্দিষ্ট একটি গ্রুপ সেট করে দিতে পারেন। এছাড়া চাইলে 'go to IVR Menu' (অন্য মেনুতে যাওয়া) বা 'External Number' (মোবাইল নম্বরে ফরোয়ার্ড) সেট করতে পারবেন।

অডিও আপলোড: আপনি যেভাবে এই মেনুগুলো সাজাবেন, সে অনুযায়ী একটি অডিও ফাইল তৈরি করে 'Audio & Routing Mode'-এ 'Upload Primary Audio'-তে আপলোড করতে হবে।

কেস ২: যদি Welcome Tune তৈরি করতে চান (জাস্ট স্বাগতম বার্তা)

'IVR Ring Strategy'-তে 'Welcome Mode (Ring with Audio)' সিলেক্ট করুন।

সেখানে আপনি যে স্বাগতম বার্তার অডিও ফাইলটি আপলোড করবেন, সেটি কাস্টমার শুনতে পাবেন।

পার্ট ২: Inbound Routes সেট করা (কল লাইভ করা)

আমরা IVR বা Welcome Tune তৈরি করেছি, কিন্তু এটিকে এখন লাইভ করতে হবে যাতে ইনকামিং কলে এটি কাজ করে। এজন্য Inbound Routes সেট করতে হয়।

১. সাইড মেনু থেকে 'Inbound Routes'-এ যান।

২. 'Inbound Routes (DID Mapping)' পেজে 'Add New DID'-এ ক্লিক করুন।

৩. ফর্মে নিচের তথ্যগুলো দিন:

* DID Number: আপনার আইপি নম্বরটি দিন।

* Route To: আপনার আইপি নম্বরে কল আসলে সিস্টেম কী করবে, তা নির্ধারণ করুন:

* IVR Menu: আমি ইতিমধ্যে দেখিয়েছি কীভাবে IVR বানাবেন। আপনি এখানে আপনার তৈরি করা প্রথম IVR বা Welcome Tune টি সেট করে দিতে পারেন। কাস্টমার কল দিলে সেটি শুনতে পাবেন এবং আপনার দেওয়া ইনস্ট্রাকশন অনুযায়ী মেনু ব্যবহার করতে পারবেন।

* Single Extension: directly শুধু সেই Extension-এ কল যাবে।

* Ring All Extension: সব Extension-এ একসাথে কল বাজবে।

* Direct To External Number: কলটি সরাসরি কোনো মোবাইল নম্বরে ফরোয়ার্ড হয়ে চলে যাবে।

৪. সব ঠিক থাকলে সেভ করুন। আপনি যেভাবে সেভ করবেন, Inbound Routes সেভাবেই কাজ করবে।

সতর্কতা: যদি আপনি Inbound Routes সেট না করেন, তবে কল আসলে অটোমেটিক্যালি সব Extension-এ কল বাজবে। কোনো প্রকার ভয়েস IVR Menu বা Welcome Tune বাজবে না।

আউটবাউন্ড রুট এবং সতর্কতা

আউটবাউন্ড রুট (Outbound Routes) হলো আপনি যখন আপনার সিস্টেম থেকে কাউকে কল করবেন, তখন সেই কলটি কীভাবে যাবে, তা নির্ধারণ করা। ড্যাশবোর্ডে Outbound Routes নামে একটি মেনু আছে।

বিশেষ সতর্কতা: আউটবাউন্ড রুট সম্পর্কে না জেনে সেখানে কোনো পরিবর্তন করবেন না। আপনার সিস্টেম থেকে যদি কল ঠিকমতো যায়, তবে যেভাবে আছে সেভাবেই থাকতে দিন। আউটবাউন্ড রুট মূলত নতুন কোনো অপরিচিত SIP Trunk যুক্ত করলে সেটিকে কনফিগার করার জন্য কাজ করে।

উপসংহার

অভিনন্দন! আপনি নিজের একটি পূর্ণাঙ্গ কল সেন্টার সিস্টেম সফলভাবে তৈরি করে ফেলেছেন। এখন আপনি এবং আপনার টিম যেকোনো জায়গা থেকে প্রফেশনালি কাস্টমারদের সাথে যোগাযোগ রক্ষা করতে পারবেন।

পরবর্তী টিউটোরিয়ালে আমরা জানবো কীভাবে API দিয়ে বা ওয়ার্ডপ্রেস প্লাগিন ব্যবহার করে অন্য ওয়েবসাইট থেকে অটোমেটিক অর্ডার কনফার্ম করা যায় বা কল করা হয় এবং AI Voice Agent কীভাবে সেটিং করবেন। ধন্যবাদ।